1. Tänk på ljudkvalitén
Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas. Testa att koppla upp dig innan mötet tillsammans med någon annan och kontrollera så att det hörs bra. Använd gärna headset för att undvika eventuella störande ljud i bakgrunden när du pratar.
2. Tänk på ljuset
Ljuset ska inte heller glömmas bort. Starkt ljus bakifrån från till exempel ett fönster gör att mötesdeltagaren bara blir en mörk siluett i bild. Är det för mörkt i rummet är det också svårt att urskilja ansiktsuttryck.
3. Anslut till mötet innan det börjar
Det tar lite tid att komma i ordning med inloggning, ljud och bild så anslut alltid till mötet några minuter innan det är tänkt att börja. Är det du som håller i mötet så be deltagarna att göra detsamma. Det strular alltid lite för någon.
4. Ha en teknisk genomgång
Gå igenom de funktioner i distansmötesverktyget som ni tänker använda så att alla vet hur de begär ordet, hur de slår på och av ljudet och ändrar enkla inställningar med mera. Oavsett om deltagarna har varit med på distansmöten tidigare eller inte så behöver alla en introduktion till hur just det här mötet kommer att fungera.
5. Stäng av ljudet när du inte pratar
När alla sitter med mikrofoner och hörlurar hörs en nysning, slag på tangentbordet eller störande bakgrundsljud bättre än när man sitter i samma rum. Ha därför som rutin att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att motverka störande bakgrundsljud vare sig du använder headset eller inte.
6. Påslagen kamera att föredra
Kroppsspråk, ögonkontakt och leenden gör att videomöten ofta känns närmare och mer på riktigt än möten med enbart röst. Särskilt när det är flera personer är det en fördel att se varandra så att alla verkligen är fokuserade på mötet. För den ovana kan videomöten dessutom kännas mer ‘som vanligt’ och därför blir fler mer bekväma med att bidra.
7. Låt alla komma till tals (som vill)
Alla är inte lika vana vid distansmöten, eller bekväma med att ta plats och leda ett samtal. Ha därför en rutin så att även de som inte har hörts så mycket under mötet får komma till tals. Det kan till exempel vara att gå varvet runt och låta alla berätta sina tankar och åsikter om det ämne som diskuteras.
8. Glöm inte den mer sociala kontakten – umgås online!
Även om ni inte ses fysiskt så ska ni inte underskatta värdet av att ha mer småprat på sidan av mötesagendan också. Börja med att fråga hur alla mår. Ha kanske med en punkt kring mer sociala frågor som om man varit med om något intressant nyligen eller har spännande planer inom en nära framtid. Glöm inte att umgås även när ni möts online!
9. Skicka ut mötesanteckningar kort efter mötet
Det är inte helt säkert att uppkopplingen räcker för alla under hela samtalet. Se därför till att skicka ut protokoll eller mötesanteckningar till alla deltagare så fort som möjligt efter mötet.
